а) умение работать с целями;
б) правильное определение приоритетов;
в) знание инструментов планирования;
г) наработка привычек.
Начнем с определения категорий:
1) Важные и несрочные - это самый верхний приоритет Вашей жизни.
То, что соответствует моим жизненным целям и ценностям. Обычно цели и ценности немудреные: иметь крепкую и счастливую семью, заниматься любимым делом, самому быть здоровым человеком. В этой «Важной и несрочной» категории немаловажная роль отводится именно времени на отдых и возможности его себе предоставить. Без здоровья, вам следующие категории и не понадобятся.
2) Важные и срочные - это те действительно неотложные дела, с которыми, к счастью, нам не часто приходится сталкиваться: аварийные ситуации, болезни, дедлайны, семейные или личные кризисы, угроза жизни.
3) Неважные и срочные
Всякая якобы неотложная ерунда. Походы в гости и отмечание всяких праздников и юбилеев, ежедневные обсуждения последних "новостей" в курилке, встречи и совещания, ежедневная уборка дома или приготовление ужина для семьи.
4) Неважные и несрочные
Это «тривиальное множество» (trivial many). Эта категория ежедневных дел дает очень незначительный вклад в качество ваше жизни, либо не дает его вообще. Это все то, что мы называем рутиной, когда мы, казалось бы, делаем все дела одновременно, не определившись в каком направлении лучше двигаться, чтобы добиться от мира желаемого: всегда отвечаем на все звонки, разрешаем приятелям и родственникам заходить поболтать в то время, на которое изначально были запланированы дела, засиживаемся сами за чаепитием в гостях, застреваем в интернете, бродя от ссылки к ссылке, засиживаемся до поздней ночи, уткнувшись в телевизор.
А теперь перейдем к блокам дальнейшего развития:
а). Как вы ставите цели?
Изучить литературный китайский язык к 12.12.2012, достигнув уровня свободного перевода художественной литературы, — это цель. Изучить китайский язык — это не цель. В чем разница? У любой цели есть параметры: конкретность, измеримость, реальность и дата.
В первом случае цель поставлена конкретно: изучить литературный китайский. Полученный мною результат в итоге можно измерить: я смогу свободно переводить художественную литературу. Цель для меня реальна, так как я владею разговорным языком и часто работаю с литературными терминами. Установлена дата реализации.
Проверьте свои цели. Всегда ли и все ли они соответствуют этим четырем параметрам?
б). Подробнее о приоритетах: как их правильно выделять среди множества целей
Пример конфликтующих целей: пойти в отпуск и воостановить силы или же остаться на работе и развивать новое перспективное направление. Цели компании, в которой вы трудитесь, требуют остаться, однако сил на работу почти не осталось, потому как в режиме аврала, без отпуска, вы работаете уже два года. Что делать? Как быть? Продолжать и дальше не высыпаться, терпеть постоянную усталость, не успевать с делами в срок, глушить в себе раздражение и нервозность?
Что мы чаще всего говорим сами себе в такой ситуации? Еще чуть-чуть, сейчас доделаю, а потом отдохну. А теперь вспомните, сколько раз после таких обещаний вы действительно отдыхали, а не продолжали в том же ритме, давая себе новые клятвы? А на самом-то деле, полноценно отдохнув 2-3 недели, те же самые дела вам удастся сделать на 30% быстрее. За время отпуска, отвлекшись от рабочих дел, ваше подсознательное сможет найти даже более эффективное решение поставленной задачи, о котором вы "вспомните", приступив к делам после отдыха. Недаром говорят, что утро вечера мудренее - дав себе отдых, вы сможете взглянуть на проблему или задачу "со стороны".
в). Как правильно выбрать инструмент планирования
Инструменты планирования различны для разных периодов времени, поэтому сначала определите, на какой срок строится план. Самый маленький и чаще всего необходимый период — это день. Как его запланировать, чтобы все успеть? Используйте три основных критерия:
- планируйте 60% дня, а 40% оставляйте на непредвиденные и срочные дела;
- записывайте задачи, формулируя «на результат»: сделать, прочитать, сдать и т. д.;
- на все дела устанавливайте примерный норматив выполнения — 20 минут, 1 час, 4 часа. Короткие задачи планировать не нужно.
Попробуйте, и уже через неделю результаты не заставят себя ждать. Постепенно начнут нарабатываться навыки, а потом и привычки.
г). Привычки — конечный этап становления эффективного тайм-менеджмента
Как понять, есть они или нет? Если человек успевает выполнять поставленные задачи, и его эффективность повышается с каждым днем, то они есть. Достигнуть такого уровня можно путем постоянной работой над собой. Успех в том, что изо дня в день операции по наработке навыков повторяются и, тем самым, укладываются в подсознании. Важна стабильность повтора действий.
Правильно ставьте цели, выделяйте приоритеты, применяйте подходящие инструменты планирования и тем самым нарабатывайте привычки.
